WIE
ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen?
Verbindliche formelle Vorgaben für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten bestehen nicht. Theoretisch kann ein Datenschutzbeauftragter daher sogar mündlich bestellt werden. Mit Blick auf die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) sollte die Bestellung aber unbedingt schriftlich erfolgen. Bei der Gestaltung der entsprechenden Unterlagen bestehen Unterschiede zwischen einem externen und einen internen Datenschutzbeauftragten.
Interner Datenschutzbeauftragter
Die allgemeinen Dienstpflichten des internen Datenschutzbeauftragte, seine Arbeitszeiten, die Vergütung etc. sind vertraglich bereits durch seinen Arbeitsvertrag geregelt. Deshalb müssen lediglich noch die Bestellung an sich und die besonderen Aufgaben als Datenschutzbeauftragter schriftlich fixiert werden. Dies kann in einen relativ übersichtlichen Benennungschreiben erfolgen. Kenntnisnahme und Einverständnis sollte der interne Datenschutzbeauftragte durch Unterschrift quittieren.
Muster: Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten
Externer Datenschutzbeauftragter
Mit einem externen Datenschutzbeauftragten besteht vor seiner Bestellung in aller Regel kein Vertrag. Deshalb sind neben der Bestellung an sich auch sämtliche Absprachen zu Tätigkeit, Vergütung, Haftung etc. noch schriftlich zu regeln. Hierfür empfiehlt sich eine Zweiteilung: Die Benennung erfolgt mit einem kurzen Schreiben, dass bei Nachfragen auch der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden kann.
Muster: Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten
Alle über die Bestellung hinausgehenden Regelungen und Vereinbarungen zur konkreten Tätigkeit des externen Datenschutzbeauftragten werden separat in einem ausführlichen Dienstleistungsvertrag zwischen dem Verantwortlichen und dem externen Datenschutzbeauftragten festgehalten.
Auszug Vertrag externer Datenschutzbeauftragten
Sonstiges
Wichtig ist, dass durch die gewählte Gestaltung die gesetzlich vorgeschriebene Unabhängigkeit (Art. 38 Abs. 3 DSGVO) sichergestellt ist. Zudem sind im Zusammenhang mit der Bestellung die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten zu veröffentlichen und gegenüber der Aufsichtsbehörde mitzuteilen (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).
Häufig gestellte Fragen zum Datenschutzbeauftragten
Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?
Wer darf als Datenschutzbeauftragter bestellt werden?
Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?
Wieso? Weshalb? Warum?
Weitere häufige Fragen rund um die Auswahl und Bestellung eines Datenschutzbeauftragten finden Sie…